Kiosk nie zastępuje bezpośredniej obsługi przez pracowników urzędu. Ułatwia natomiast samodzielne znalezienie potrzebnych informacji, zorientowanie się w rozmieszczeniu pomieszczeń i przygotowanie się do wizyty.

Jak działa kiosk informacyjny?

Obsługa urządzenia jest prosta. Po podejściu do ekranu pojawia się pytanie: „W czym możemy pomóc?”. Mieszkaniec może wybrać jedną z kilku możliwości.

1. Wyszukiwanie konkretnej sprawy

Jeżeli wiadomo, czego dotyczy wizyta, można wpisać nazwę sprawy za pomocą klawiatury wyświetlanej na ekranie. Wyszukiwarka uwzględnia również wpisy bez polskich znaków. Przykładowo wpisanie słowa „slub” pozwoli znaleźć informacje dotyczące ślubu.

2. Wybór kategorii spraw

Jeśli nie znamy dokładnej nazwy sprawy, można skorzystać z podziału na kategorie. Dzięki temu łatwiej odnaleźć interesujący temat i sprawdzić, gdzie należy się udać.

3. Wyszukiwanie działu lub biura

Kiosk pozwala znaleźć konkretny referat, dział lub biuro. Przy wybranej jednostce można sprawdzić jej lokalizację w urzędzie, numer telefonu oraz godziny przyjęć.

4. Znalezienie ważnych miejsc

Można również szybko sprawdzić lokalizację najważniejszych punktów w urzędzie, takich jak kasa czy punkt przyjmowania pism.

Jakie informacje znajdziemy na ekranie?

Po wybraniu konkretnej sprawy kiosk wyświetla najważniejsze informacje potrzebne przed wizytą w urzędzie:

  • Gdzie załatwić sprawę? - wskazuje budynek, piętro i numer pokoju. Informacja o lokalizacji jest wyraźnie wyróżniona, aby można ją było szybko odnaleźć.
  • Ile to kosztuje? - jeżeli dana sprawa wiąże się z opłatą, można sprawdzić jej wysokość.
  • Ile trwa załatwienie sprawy? - podawany jest przewidywany czas realizacji.
  • Jakie dokumenty przygotować? - kiosk przedstawia listę wymaganych dokumentów.

Dodatkowo przy opisie sprawy znajduje się kod QR z informacją „Zabierz tę informację ze sobą”. Po zeskanowaniu go telefonem można otworzyć opis sprawy wraz z dostępnymi formularzami. Dzięki temu potrzebne informacje można mieć przy sobie również po odejściu od kiosku.

Z poziomu informacji o danym referacie lub biurze można przejść do wykazu spraw, które są w nim obsługiwane.

Kiosk dostępny także dla osób z niepełnosprawnościami

Jednym z najważniejszych założeń przy przygotowaniu urządzenia była jego dostępność dla jak najszerszej grupy użytkowników. Z kiosku mogą korzystać również osoby niewidome, słabowidzące, poruszające się na wózkach oraz seniorzy, którzy mają trudności z obsługą ekranów dotykowych.

Urządzenie można obsługiwać bez dotykania ekranu - za pomocą pięciu fizycznych przycisków umieszczonych obok niego:

  • Następny i Poprzedni - pozwalają przechodzić między kolejnymi elementami menu;
  • Wybierz - otwiera wskazaną pozycję;
  • Powrót - umożliwia cofnięcie się do poprzedniego widoku;
  • Home - przenosi do ekranu początkowego.

Kiosk ma również funkcję odczytywania informacji na głos. Pierwsze naciśnięcie dowolnego przycisku automatycznie uruchamia tę funkcję. Urządzenie odczytuje zaznaczone elementy, a także pełne opisy spraw, w tym numery pokoi i wykazy wymaganych dokumentów. Głośność można ustawić na jednym z trzech poziomów.

Zadbano również o czytelność ekranu. Użytkownik może wybrać opcję powiększenia tekstu lub włączenia wysokiego kontrastu. Ustawienia dostępności umieszczono w dolnej części ekranu, tak aby były łatwo dostępne również dla osób poruszających się na wózkach.

Po 90 sekundach bezczynności kiosk automatycznie wraca do ekranu początkowego i przywraca ustawienia wyjściowe. Dzięki temu kolejna osoba rozpoczyna korzystanie z urządzenia od początku.

Urządzenie reaguje na obecność użytkownika

Kiosk wyposażono w czujnik ultradźwiękowy, który wykrywa osobę zbliżającą się do urządzenia. Gdy ktoś podejdzie na odległość około 1,2 metra, kiosk może powitać go głosem i poinformować, że przyciski do obsługi znajdują się po lewej stronie ekranu.

Powitanie nie jest odtwarzane zbyt często i nie przerywa osobie, która już korzysta z urządzenia.

Zastosowany system syntezy mowy działa lokalnie na komputerze kiosku. Oznacza to, że treść odczytywana na głos nie musi być przesyłana do zewnętrznej usługi internetowej.

Aktualne informacje z jednego źródła

Kiosk jest połączony z systemem zarządzania treścią portalu internetowego gminy oraz danymi dotyczącymi lokalizacji pomieszczeń, pochodzącymi z intranetu urzędu.

Oznacza to, że informacje nie muszą być osobno wprowadzane i aktualizowane na urządzeniu. Jeśli pracownik zmieni opis sprawy w panelu portalu, aktualizacja pojawi się na kiosku najpóźniej w ciągu 15 minut.

Ważne jest również to, że kiosk prezentuje wyłącznie informacje przeznaczone do publicznego udostępniania, takie jak opisy spraw, nazwy referatów, numery pokoi i ogólne numery telefonów. Nie wyświetla prywatnych danych pracowników.

Urządzenie przechowuje ostatnią poprawną wersję informacji, dlatego chwilowa niedostępność systemu zarządzania treścią nie powoduje przerwania jego działania.

Nowy kiosk informacyjny uzupełnia istniejący system oznaczeń w urzędzie. W holu znajdują się już tablice z wykazem pokoi, aktualnościami, mapą budynków oraz informacjami o najbliższych odjazdach autobusów. Tablice przekazują informacje wszystkim odwiedzającym, natomiast kiosk pozwala każdemu znaleźć odpowiedź na własne, konkretne pytanie.

Dzięki temu mieszkaniec może łatwiej przygotować się do wizyty, dowiedzieć się, gdzie załatwić sprawę, i sprawniej dotrzeć do właściwego miejsca.